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タブレット端末で書類をペーパーレス可することのメリットとは?

      2017/09/08

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タブレット端末は色々な使い方が出来る優れものです。

ただそのタブレット端末の使用用途の大半は、プライベートを充実させることだと思われているのではないでしょうか?

でも実は、タブレット端末はビジネスでも活きてくるのです。

そこでここでは、タブレット端末で書類をペーパーレス化することのメリットについて紹介していきます。

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ペーパーレス化するといつでも見られるように

タブレット端末を用いて書類をペーパーレス化していけば、いつでもその書類を見ることが出来るようになります。

タブレット端末を用いた書類のペーパーレス化の方法は大きく分けて二つあると言えるでしょう。

まず一つは、そもそもの紙の書類をタブレット端末のカメラ機能で撮影して、写真ファイルとしてタブレット端末の中にいれておくことです。

そしてもう一つが、そもそものファイル形式で保存してしまうという方法です。

たとえばタブレット端末にはワードやエクセルを入れることが出来る物があるので、ワードのファイルやエクセルのファイルとして、それを保存するのです。

いずれの方法で書類をペーパーレス化していくとしても、そうしてデータ化してしまうことで、いつでもどこでも見ることが出来るようになるでしょう。

そうしない場合は、色々な書類でごちゃついている中から書類をさがさないとなりませんし、そもそもの書類の枚数が多い場合、持っていくことすら大変です。

そして何より、手元にある書類以外は見ることが出来ません。

ペーパーレス化してしまえば、全てファイルとして持っているので、その書類ではない前の書類なども見ることが出来ます。

しかし、ペーパーレス化していない場合はそれが出来ないのです。

実際、前の書類が見たくなることもあるでしょう。

だから、こうしてタブレット端末を用いていつでもどこでも書類を見ることが出来るようにしておくというのは、すごく効果的だと言えるのです。

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ペーパーレス化すると書類が破損しない

書類は、紙で出来ています。

紙で出来ているものは、使い続けていると次第に破れてしまったりします。

破れるまでは行かなくてもインクが薄くなってしまって何がかかれているか読めなくなることもあるでしょう。

しかしこうしてペーパーレス化してしまえば、まずそうなることはありません。

だから、半永久的に書類を保管することが出来るようになるのです。

そういう意味でも、書類をペーパーレス化することはおすすめできます。

なぜタブレット端末でペーパーレス化するのが良いのか

ここまでは書類をペーパーレス化することのメリットになります。

だから、書類をペーパーレス化することのメリットはわかったかもしれませんが、これだけではまだ「タブレット端末」で書類をペーパーレス化することのメリットはわからないでしょう。

タブレット端末で書類をペーパーレス化することのメリットは、まず何よりスマートフォンに比べると圧倒的に書類が見やすいということです。

たとえペーパーレス化して書類をいつでも見れるようにしたとしても、その書類が見づらかったら、あまりその書類を確認する気にもならないでしょう。

そして当然人にその書類を見せる時にも、見せづらいです。

ではタブレット端末の場合はどうでしょうか?

まずタブレット端末はスマートフォンに比べるとはるかに画面が大きいです。

画面が大きいということは、それだけ大きく表示されるということになります。

ということは当然すごく見やすいと言えるでしょう。

そして人に見せる時にもはるかに見せやすいです。

だから、ペーパーレス化するならばスマートフォンではなくタブレット端末なのです。

ノートパソコンよりもタブレット端末

そして、ペーパーレス化には、ノートパソコンよりもタブレット端末の方が向いていると言えます。

まずノートパソコンは、写真を撮ることが出来ない物が多いです。

写真を撮ることはできても、その画質はスマートフォンやタブレット端末のそれよりも性能が低いことが多いですし、そしてついている場所が場所なので、写真を撮るのはけっこう面倒です。

ということは、ノートパソコンで書類をペーパーレス化するためには、その書類をいちいちスキャンしたり、あるいはワードファイルやエクセルファイルの状態で保存するしかなくなります。

写真で撮れないというのは、ペーパーレス化にはあまり向いていないと言えるでしょう。

そして何より、ノートパソコンは外でネットにつなぐのが難しいです。

タブレット端末の場合は、自分で回線で接続できるような契約にすればそれができますが、ノートパソコンの場合は、Wi-Fiに繋がないとネットにつなげません。

しかし、ネットにつなげないというのは、ペーパーレス化においてはいささか問題なのです。

クラウド上においておくこともあるから

それは、そもそもその書類のデータを、タブレット端末でもノートパソコンでもスマートフォンでも、その端末の中に入れておかないで、クラウド上にあげておくことがあるからです。

すぐ使うことが分かっている書類ならばずっと入れっぱなしにしているでしょうが、たとえば2年前に使用したデータなどをずっと端末の中にいれておくということはないでしょう。

だからといって消してしまったら書類が勿体ないです。

なので、クラウド上に挙げておくことがあるのです。

でもそれを見るには、やはりネット接続が必要になります。

ノートパソコンに比べると、タブレット端末ははるかにそれがやりやすいです。

だから、タブレット端末の方が書類のペーパーレス化に使用する端末として向いていると言えるのです。

タブレット端末は電池持ちも良い

そしてタブレット端末は、電池持ちも良いという利点があります。

ノートパソコンは、電池の寿命もまずまず早いです。

だいたい1年ちょっと程度で全然持たなくなるでしょう。

そしてそれはスマートフォンでも言えることです。

さらにいえばスマートフォンもノートパソコンも、そもそも電池が持つ時間が長くありません。

なので、使いたい時に使えない可能性があるのです。

でも、タブレット端末ならばそうなることはないでしょう。

タブレット端末の電池はなかなか切れない

そもそもタブレット端末の電池はなかなか切れません。

毎日充電しなくても良い位だと言えます。

スマートフォンやノートパソコンだとまず毎日充電しないとならないでしょう。

その点では、タブレット端末ははるかに優れていると言えます。

タブレット端末は持ち運びも楽に出来る

タブレット端末が書類のペーパーレス化に向いているのは、持ち運びが楽だからと言う事もあります。

タブレット端末は、ノートパソコンに比べるとはるかに持ち運びが簡単です。

ノートパソコンよりもはるかに軽いですし、そして何よりキーボードなどの余計なものがない分、スペースも埋めません。

だから、外でいくらでも書類を見ることが出来るのです。

スマートフォンはそれよりもさらに軽いものにはなりますが、やはり先述のように、書類を見るにはやや小さすぎるので、あまり頼りにならないのです。

まとめ

タブレット端末で書類をペーパーレス化することがおすすめなのは、タブレット端末ならではのバランスの良さが、ペーパーレスと合っているからだと言えます。

ペーパーレス自体のメリットもすごく大きいですし、こうしてタブレット端末を用いて書類をペーパーレス化することを一度是非検討してみてください。

タブレット端末は他のことにも重宝しますし、後悔はまずしないでしょう。

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